Eén ding is consistent in uw bedrijfsvoering: de vereiste voor het genereren van documenten.
In het technologiegedreven tijdperk zijn bedrijven overgestapt van papieren documenten naar cloudgebaseerde elektronische bestanden die niet alleen het papierverbruik verminderen, maar ook het proces voor het genereren van documenten stroomlijnen.
Uw dagelijkse werkprocessen zullen nog meer afhangen van het genereren van documenten als u in de juridische, verzekerings- of banksector werkt.
facturen, voorstellen, contracten, klantpresentaties, budgetten en interne beleidsverklaringen zijn cruciale documenten waarop uw bedrijf altijd zal vertrouwen om haar activiteiten uit te voeren en te communiceren met klanten, personeel en leveranciers.
U moet snel werken om voor te bereiden en te leveren beleidsdocumenten, openbaarmakingen van rekeningen, gerechtelijke documenten en andere cruciale communicatie.
In dit artikel leggen we uit waarom het genereren van documenten essentieel is en hoe het u kan helpen de efficiëntie in uw bedrijf te verhogen. Dus laten we meteen aan de slag gaan zonder verder oponthoud!
Waarom u software voor het genereren van documenten nodig heeft
Het gebruik van software voor het genereren van documenten is om de volgende redenen van vitaal belang geworden voor bedrijven.
Uw team profiteert van de tijdsbesparing
Het ontwerpen, bewerken, maken en importeren van documenten zijn slechts enkele taken die worden versneld door een uitstekend geautomatiseerd systeem voor het genereren van documenten. Dit maakt kritieke menselijke hulpbronnen vrij en vermindert de noodzaak om het ontwikkelingsteam te dwingen het proces te creëren en problemen op te lossen.
Elimineert fouten en omissies
Het automatiseren van procedures die talloze handmatige gegevensinvoerstappen bevatten, verkleint automatisch de kans op een menselijke fout. Hetzelfde geldt voor het maken van documenten.
Medewerkers leren sneller en kunnen regelmatig papieren van een hoger kaliber produceren wanneer binnen het verkoopplatform een gebruiksvriendelijke oplossing wordt geboden om hoogwaardige documenten te creëren.
Uw branding wordt consistent
Een uniforme uitstraling en gevoel in alle bedrijfsuitingen is essentieel voor een effectieve bedrijfsbranding. Dit geldt voor de papieren en elektronische documentatie van uw bedrijf, niet alleen voor marketingmateriaal.
Medewerkers kunnen zeer aanpasbare output produceren voor een specifieke klant terwijl ze een consistent bedrijfsimago behouden met behulp van een degelijk systeem voor het genereren van documenten.
Functies van software voor het genereren van documenten
Een goede software voor het genereren van documenten bevat de volgende functies:
Automatische opmaak en meerdere opmaak
U kunt elk document snel wijzigen om het lettertype, de grootte of het documenttype (PDF, Docx, CSV) te wijzigen, zonder de integriteit van het document in gevaar te brengen.
Aangezien veel klanten specifieke voorkeuren hebben over het soort documentformaat dat ze gebruiken, is dit een cruciale functie. Zorg ervoor dat de oplossing die u selecteert een breed scala aan opmaakkeuzes biedt.
Eenvoudige integratie
U kunt documenten uit veel verschillende apps, waaronder JSON en XML, snel samenvoegen en integreren met andere programma's die u vaak gebruikt.
Als gevolg hiervan wordt dataroutering oppervlakkiger en sneller, en is het gemakkelijker om een afgewerkt product te produceren, wetende dat alles correct is gedaan.
Dynamische inhoud
Een van de cruciale elementen van een tool voor het maken van documenten is de mogelijkheid om dynamische bereiken te combineren om uw document te maken. Om het bericht waar nodig aan te passen en het juiste publiek te bereiken, moet u kiezen voor een tool om de juiste gegevens te verzamelen en in uw document op te nemen.
Naleving en beveiliging
De beste oplossingen bieden de keuze uit beveiligings- en nalevingsprotocollen naar behoefte of per document. Zorg ervoor dat de door u gekozen oplossing veilig is SSL verbindingen en betrouwbare, betrouwbare firewalls.
Nu u weet hoe geavanceerde software voor het genereren van documenten eruitziet, vindt u hieronder een lijst met enkele veelgebruikte platforms voor het genereren van documenten door bedrijven.
SmartDocuments
Laten we beginnen Slimme documenten, een geautomatiseerd platform voor het maken van documenten dat de implementatie van slimme sjablonen mogelijk maakt die in staat zijn om te innoveren documentworkflow, waardoor de productiviteit verbetert.
Het kan eenvoudig worden geïntegreerd met: Microsoft Teams en Sharepoint en slaat het document automatisch op.
SmartDocuments is in staat om de klant- en productgegevens uit SAP automatisch in de documenten in te voeren, waardoor veel tijd wordt bespaard.
Met de handige tool SmartWizard maakt en beheert u eenvoudig de standaard documenttemplates, voegt u de gegevens uit externe systemen in en versterkt u uw huisstijl.
Dankzij de mogelijkheden voor het maken van documenten en het beheren van sjablonen, kan het platform worden gebruikt in verschillende sectoren, zoals de overheid, juridische zaken en Werving voor het verminderen van de tijd en risico's die gepaard gaan met het maken van documenten.
Docmosis
docmose biedt een snel, betrouwbaar en schaalbaar proces voor het genereren van documenten met behulp van de slimme, op sjablonen gebaseerde aanpak. U kunt de platformfuncties gebruiken om gepersonaliseerde brieven, facturen, voorstellen, contracten, verklaringen en rapporten in PDF- en Word-indeling.
Het is uitgerust met een door uzelf gehoste engine voor het genereren van documenten die met succes kan worden geïntegreerd met op maat gemaakte softwaretoepassingen en apps van derden. Docmosis biedt een hele reeks functies voor het stroomlijnen van het proces van het maken van complexe documentstructuren.
- Gebruik Microsoft Word of LibreOffice Writer voor documentsjablonen.
- Typ of voeg plaatsaanduidingen voor platte tekst toe voor alle dynamische inhoud.
- Voeg tekst, afbeeldingen en tabellen, streepjescode, QR codeEn nog veel meer.
- Voeg aanpasbare rapporten toe aan de sjablonen.
Fastdok
Sneldok is veelzijdige software voor het maken van documenten die wordt gebruikt in verschillende sectoren, waaronder IT, Business, Education, Human Resources en meer, voor het maken van de benodigde documenten.
Deze cloudgebaseerde software voor het genereren van documenten is snel en eenvoudig en blijkt effectief bij het maken van documenten voor verschillende doeleinden.
Het unieke aan Fastdok is het automatiseringsproces dat u kant-en-klare documenten presenteert op basis van de lijst met vragen die u beantwoordt.
Fastdok begeleidt het digitale documentatieproces door middel van een reeks gerichte vragenlijsten, een duidelijke reeks voorbeelden en uitleg met de bedoeling u te helpen de documenten op de gemakkelijkst mogelijke manier te genereren.
Edocgen
Edocgen biedt een flexibel proces voor het genereren van documenten door gegevensgestuurde documentautomatisering te ondersteunen en een reeks eenvoudige tot complexe sjablonen aan te bieden om de teamproductiviteit te verbeteren.
Deze software voor het genereren van documenten is gebruiksvriendelijk en staat garant voor een transformatie van het documentcreatieproces, waardoor klanten betere communicatie en ervaring krijgen.
De belangrijkste kenmerken van Edocgen zijn als volgt:
- Het genereert duizenden documenten in bulk door de gegevens uit verschillende bronnen te vullen, zoals JSON/XML/Excel, databases en meer.
- Genereert automatisch webformulieren op basis van sjablonen om documenten te maken.
- Ondersteunt on-demand generatie met behulp van REST API en downloadt verklaringen in realtime.
- Het kan eenvoudig on-premises of in de cloud worden geïmplementeerd om op Azure, GCP of AWS te draaien.
- Biedt documentsjablonen in PPTX-, Microsoft Word-, Fillable PDF- en Excel-indeling.
Checkbox
Vertrouwd door namen als Deloitte, KPMG en BMW, checkbox is krachtige alles-in-één software voor het maken en beheren van documenten die het vervelende documentcreatieproces vereenvoudigt door de tijd die wordt besteed aan het handmatig opstellen en beheren van de documenten effectief te verminderen, waardoor het management zich kan concentreren op belangrijker strategiegerelateerd werk.
Checkbox onderzoekt en elimineert eventuele fouten in het document door het te valideren tegen de gestandaardiseerde sjablonen. Met Checkbox kunt u ook direct inzicht krijgen, de goedkeuringsstatus bekijken, e-handtekeningen ontvangen en geautomatiseerde resultaten ontvangen met betrekking tot het document dat u zojuist hebt gemaakt.
De tool vergemakkelijkt ook het onderhandelings- en aanmeldingsproces, waardoor de doorlooptijd van het document wordt verbeterd en gegevensgestuurde beslissingen worden genomen.
Docshifter
Docshifter is gecentraliseerde documentautomatiseringssoftware die helpt bij het beheren van alle op sjablonen gebaseerde documenten en deze converteert naar PDF-indeling.
De tool is snel, schaalbaar en compliant, en het geautomatiseerde proces elimineert de noodzaak om de gegevens in de documentsjablonen te kopiëren en te plakken en bespaart u waardevolle informatie.
Docshifter is niet alleen een platform voor het maken van documenten; het is ook een PDF-conversie software die meerdere bestandsindelingen van de onderneming als invoer gebruikt, de bestanden verrijkt en converteert naar PDF. Enkele van de gevierde kenmerken van Docshifter zijn als volgt:
- 10x snellere PDF-conversie met lagere licentie- en infrastructuurkosten
- Kan worden geïntegreerd met bestaande tools met behulp van native connectors of Rest API
- Ontwerp de sjablonen in Microsoft Word om de kosten te drukken.
Templafy
Templafy is de tool die u nodig heeft om alle documentgerelateerde activiteiten van uw onderneming te beheren. Het platform biedt een reeks modules en sjablonen die ook kunnen worden gebruikt om een oplossing te ontwerpen die voldoet aan de behoeften van uw onderneming.
Templafy biedt een robuust beheercentrum voor ondernemingen om alle aspecten van het proces voor het maken van zakelijke documenten te beheren. Het vergemakkelijkt eenvoudig beheer en distributie van vooraf ontworpen sjablonen, documentmiddelen, lettertypen en e-mailhandtekeningen.
Versterk IT-infrastructuren en lever meer waarde met veilige integraties met bestaande documentcontent-applicaties. Templafy biedt de volgende functies aan de bedrijven om aan de individuele behoeften van de bedrijven te voldoen:
- Een rijke bibliotheek met bedrijfssjablonen en middelen in document-apps.
- Slimme automatiseringstechniek om dynamische en nauwkeurige creatie van documenten te helpen.
- Scan de documenten en presentaties automatisch om achterhaalde inhoud te ontdekken en te controleren of ze aan de regels voldoen.
- Deel, werk samen en krijg toegang tot bruikbare inzichten om de documentprestaties te optimaliseren.
Nintex
Overschakelen naar Nintex om automatisch alle ondernemingsgerelateerde documenten, zoals contracten, werkorders en facturen, rechtstreeks vanuit Salesforce of Office 365 te maken en te delen. Hierdoor is het niet meer nodig om de gegevens te kopiëren en te plakken en worden fouten geminimaliseerd, waardoor nauwkeurige en conforme documenten worden afgeleverd bij de beoogde ontvangers .
Nintex helpt u het proces voor het maken van documenten te automatiseren door de volgende functies aan te bieden:
- Automatiseer het maken van documenten zonder code te schrijven om de efficiëntie te verbeteren.
- Gebruik vooraf ontworpen sjablonen in verschillende talen om documenten te maken in Word, Excel, PowerPoint, en PDF-bestandsindelingen.
- Stroomlijn het proces voor het genereren van interne beoordelingen en het ondertekenen van documenten door de documentroutering te automatiseren.
- Koppel dynamisch gegevens uit elke bron met behulp van documentsjablonen en cloudopslagoplossingen zoals Salesforce, SharePoint en Box.
Pandadoc
pandadoc is de software waarop u moet vertrouwen voor het maken, verzenden en beheren van HIPAA-, FERPA- en AVG-conforme documenten zonder veel tijd te besteden. Deze doe-het-zelf-tool biedt talloze merksjablonen en aangepaste thema's om het proces van het maken van belangrijke documenten te versnellen.
Pandadoc streeft ernaar het documentgeneratieproces te vereenvoudigen en zorgt er tegelijkertijd voor dat de stem en stijl van het merk behouden blijven.
Het besteedt extra aandacht aan creativiteit en detail en biedt daarom ook merksjablonen en op maat ontworpen thema's Canva integratie waarmee u verbluffende ontwerpelementen met gemak kunt slepen en neerzetten.
pandadoc stelt je in staat oogverblindende video's, geanimeerde GIF's en een slimme prijstabel in te sluiten die de klant de mogelijkheid geeft om de services te kiezen waarvoor ze zich willen aanmelden.
Docs Made Easy
Mogelijk gemaakt door Salesforce, Documenten gemakkelijk gemaakt stelt u in staat om robuuste, geavanceerde en dynamische documenten te maken die het documentcreatieproces in uw organisatie versnellen.
Met het platform kunt u presentaties, rapporten, offertes, facturen, contacten en nog veel meer maken door gegevens van een standaardobject over te zetten naar vooraf opgemaakte sjablonen.
Docs Made Easy verhoogt de productiviteit van professionals door hen de kracht te geven om efficiënte documenten te maken met behulp van de volgende mogelijkheden.
- Synchroniseert op elegante wijze de verkoopsteam gegevens om het genereren van documenten te automatiseren.
- Haalt gegevens uit CRM en aangepast object en voegt deze samen met vooraf opgemaakte sjablonen.
- Transporteert en levert probleemloos professioneel ogende documenten snel en gemakkelijk in slechts een paar klikken.
- Ontvang direct een melding wanneer een klant interactie heeft met uw document.
Formstack
Formstack is een andere optie die u kunt bekijken om het proces voor het genereren van documenten voor uw organisatie te automatiseren. De tool minimaliseert de vereisten van papierwerk voor het maken van professionele en esthetisch aantrekkelijke documenten die gemakkelijk vrijwel overal naartoe kunnen worden verzonden.
Dankzij de eenvoudige documentmaker en -editor die slepen en neerzetten ondersteunt, kunt u binnen enkele minuten talloze documenten maken, zoals voorstellen, aanvragen, overeenkomsten en contacten. Met Formstack hebt u toegang tot de volgende functies:
- Voeg voorwaardelijke secties toe om de inhoud voor de kijker weer te geven of te verbergen.
- Genereer meerdere documenten vanuit één gegevensbron.
- Deel de documenten overal of upload ze rechtstreeks vanuit de Formstack-interface naar een andere app.
- Gebruik vooraf ontworpen sjablonen uit de bibliotheek om snel zakelijke documenten te ontwerpen.
SDocs
Ten slotte hebben we op de lijst SDocs, ongelooflijk snelle en gemakkelijke software voor het genereren van documenten, gebouwd op Salesforce en betrouwbare beveiliging biedt aan organisaties. De tool wordt door verschillende bedrijven gebruikt voor het verbeteren van de efficiëntie, het verminderen van fouten en het elimineren van vervelend documentgerelateerd werk.
Omdat SDocs een native oplossing voor het maken van documenten is Salesforce, verlaten de gegevens het ecosysteem nooit, wat zorgt voor meer veiligheid en snellere levering van diensten. Het is ook mogelijk om de documentzichtbaarheidsinstellingen van de gebruikersprofielen aan te passen en de documenten te filteren die ze mogen maken.
Het platform zit boordevol met alle functies die u ooit nodig zult hebben om het documentautomatiseringsproces te stroomlijnen. De ingebouwde documenteditor is gebruiksvriendelijk en eenvoudig te gebruiken en gemakkelijk te gebruiken zonder dat er extra training nodig is om de taken uit te voeren.
Conclusie
Het artikel werpt licht op enkele van de robuuste hulpmiddelen voor het maken van documenten die op de markt verkrijgbaar zijn. Wanneer u er een voor uw organisatie kiest, is het het beste om de vereisten van uw bedrijf te analyseren en vervolgens de tools en functies te vergelijken. hulpmiddelen voor documentautomatisering aan te bieden.
Interessant is dat de meeste van de hier vermelde opties een gratis proefversie bieden, zodat u kunt zien of ze het beloofde leveren of niet.